Trong thời đại kỹ thuật số hiện nay, email đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh. Đặc biệt, email doanh nghiệp (hoặc email theo tên miền) là một công cụ quan trọng giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo email doanh nghiệp miễn phí và nhanh chóng. 

1. Email doanh nghiệp (email tên miền) là gì?

Email doanh nghiệp hay email theo tên miền là loại email mà bạn có thể tạo ra với tên miền của riêng bạn (ví dụ: yourname@yourcompany.com). Thay vì sử dụng các dịch vụ email miễn phí như Gmail, Yahoo hay Outlook, việc sử dụng email doanh nghiệp theo tên miền giúp tạo dựng thương hiệu và hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn.

2. Ưu điểm và nhược điểm của Email doanh nghiệp miễn phí

Email doanh nghiệp miễn phí có những ưu điểm và nhược điểm như:

Ưu điểm:

• Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Sử dụng email theo tên miền giúp thể hiện tính chuyên nghiệp và uy tín cho doanh nghiệp của bạn.
• Dễ dàng nhận diện: Mọi người có thể dễ dàng nhận biết và ghi nhớ địa chỉ email của bạn khi nó kết hợp với tên miền của doanh nghiệp.
• Quảng cáo thương hiệu: Mỗi lần gửi email, bạn cũng đồng thời quảng cáo thương hiệu của mình thông qua địa chỉ email.
• Chi phí: Một trong những ưu điểm nổi bật nhất khi đăng ký Email doanh nghiệp miễn phí là không yêu cầu ban đầu chi phí. Người dùng có thể sử dụng dịch vụ này mà không phải trả phí cho quyền sở hữu và duy trì một email máy chủ riêng.

Nhược điểm:

• Giới hạn dung lượng: Các dịch vụ email miễn phí thường giới hạn dung lượng lưu trữ, gửi/nhận email hàng ngày, hoặc số lượng tài khoản.
• Hỗ trợ kém: So với dịch vụ email trả phí, hỗ trợ kỹ thuật và tính năng bổ sung của email doanh nghiệp miễn phí có thể hạn chế.
• Quảng cáo: Để bù đắp cho việc cung cấp dịch vụ miễn phí, nhà cung cấp thường hiển thị quảng cáo trong email giao diện hoặc trong các email gửi đi. Điều này có thể gây khó khăn cho người dùng và gây mất tính chuyên nghiệp trong giao tiếp doanh nghiệp.

3. Nên sử dụng email theo tên miền miễn phí khi nào?

Bạn nên sử dụng email theo tên miền miễn phí trong các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp mới thành lập: Khi bạn mới bắt đầu kinh doanh và nguồn vốn còn hạn chế, việc sử dụng email doanh nghiệp miễn phí là một giải pháp tốt để tiết kiệm chi phí.
• Doanh nghiệp nhỏ: Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc sử dụng email theo tên miền miễn phí cũng có thể phù hợp với quy mô và nguồn lực hiện có.

4. Cần chuẩn bị gì khi đăng ký email theo tên miền miễn phí?

Khi bạn muốn đăng ký một email theo tên miền miễn phí, bạn cần chuẩn bị các yếu tố sau:

• Tên miền: Bạn cần sở hữu một tên miền riêng cho doanh nghiệp của mình. Ví dụ: yourcompany.com.
• Dịch vụ email miễn phí: Chọn một dịch vụ email miễn phí phù hợp để tạo và quản lý email theo tên miền. Các dịch vụ phổ biến bao gồm Google, Zoho Mail, Yandex và Outlook.

5. Hướng dẫn các cách tạo email doanh nghiệp miễn phí

5.1 Tạo email doanh nghiệp miễn phí bằng Google

Google cung cấp dịch vụ G Suite (hiện đổi tên thành Google Workspace) cho phép bạn tạo và quản lý email theo tên miền riêng của mình. Dưới đây là các bước để tạo email doanh nghiệp miễn phí bằng Google:

• Truy cập vào trang Google Workspace và nhấp vào nút "Bắt đầu".
• Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn hoặc tạo một tài khoản mới nếu bạn chưa có.
• Nhập tên miền của bạn vào ô "Nhập tên miền của bạn" và nhấp vào nút "Tiếp theo".
• Chọn gói dịch vụ phù hợp (có phiên bản miễn phí và phiên bản trả phí) và tiếp tục quá trình đăng ký theo hướng dẫn trên trang.
• Xác minh địa chỉ email và cài đặt mật khẩu cho tài khoản email của bạn.
• Hoàn tất quá trình đăng ký và sử dụng email miễn phí của Google.

5.2 Tạo email doanh nghiệp miễn phí với Zoho Mail

Zoho Mail là một dịch vụ email miễn phí khác cho phép bạn tạo email theo tên miền riêng. Dưới đây là các bước để tạo email doanh nghiệp miễn phí với Zoho Mail:

• Truy cập trang web của Zoho Mail và nhấp vào nút "Bắt đầu miễn phí".
• Đăng nhập vào tài khoản Zoho của bạn hoặc tạo một tài khoản mới.
• Nhập tên miền của bạn và xác minh việc sở hữu.
• Chọn gói dịch vụ miễn phí và tiếp tục quá trình đăng ký theo hướng dẫn trên trang.
• Tạo các tài khoản email cho doanh nghiệp của bạn và cài đặt mật khẩu cho mỗi tài khoản.
• Hoàn tất quá trình đăng ký và sử dụng email doanh nghiệp miễn phí của Zoho Mail.

5.3 Tạo email doanh nghiệp miễn phí với Yandex

Yandex cũng cung cấp dịch vụ email miễn phí cho doanh nghiệp. Dưới đây là các bước để tạo email công ty miễn phí với Yandex:

• Truy cập trang web của Yandex.Mail for Domain và nhấp vào nút "Bắt đầu".
• Đăng nhập vào tài khoản Yandex của bạn hoặc tạo một tài khoản mới.
• Nhập tên miền của bạn và xác minh việc sở hữu.
• Tạo tài khoản quản lý cho tên miền của bạn và thiết lập cấu hình theo yêu cầu.
• Tạo tài khoản email cho người dùng trong công ty của bạn và cài đặt mật khẩu cho mỗi tài khoản.
• Hoàn tất quá trình đăng ký và sử dụng email công ty miễn phí của Yandex.

5.4 Tạo email tên miền riêng trên Outlook

Outlook (trước đây là Hotmail) cũng cung cấp khả năng tạo email theo tên miền riêng. Dưới đây là các bước để tạo email tên miền riêng trên Outlook:

• Truy cập trang web Outlook.com và đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn hoặc tạo một tài khoản mới.
• Nhấp vào biểu tượng "Bánh răng" ở góc trên cùng bên phải và chọn "Xem tất cả cài đặt Outlook".
• Chuyển sang tab "Tài khoản" và nhấp vào "Quản lý tài khoản được liên kết".
• Nhấp vào "Thêm tài khoản email" và nhập địa chỉ email theo tên miền của bạn.
• Lựa chọn cách xác minh địa chỉ email và tuân thủ theo hướng dẫn trên trang.
• Hoàn tất quá trình đăng ký và sử dụng email tên miền riêng trên Outlook.

6. Lý do nên sử dụng email theo tên miền trả phí

Mặc dù email doanh nghiệp miễn phí có nhiều ưu điểm, nhưng việc sử dụng email theo tên miền trả phí cũng có một số lợi ích quan trọng:

• Dung lượng lưu trữ không giới hạn: Các dịch vụ email trả phí thường cung cấp dung lượng lưu trữ không giới hạn, cho phép bạn lưu trữ nhiều email và tập tin hơn.
• Tính năng bổ sung: Email trả phí thường được trang bị các tính năng bổ sung như lịch làm việc, danh sách công việc, hợp tác nhóm và nhiều tính năng khác đáng giá.
• Hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp: Dịch vụ email trả phí thường có hỗ trợ kỹ thuật 24/7, giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.
• Tùy chỉnh và quản lý dễ dàng: Bạn có thể tùy chỉnh giao diện và cài đặt theo ý muốn, cũng như quản lý và kiểm soát các tài khoản email trong doanh nghiệp của bạn.
• Tự tin về bảo mật: Email trả phí thường có các tính năng bảo mật cao hơn, bao gồm mã hóa dữ liệu và bộ lọc chống spam/các cuộc tấn công.

7. Bạn nên lựa chọn dịch vụ email tên miền của nhà cung cấp nào?

Lựa chọn dịch vụ email tên miền phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm cần độ tin cậy cao, tính năng bảo mật mạnh mẽ, khả năng tùy chỉnh, hỗ trợ khách hàng và giá cả phải chăng. Dưới đây là một số nhà cung cấp dịch vụ email tên miền phổ biến mà bạn có thể xem xét:

• Google Workspace: Đây là dịch vụ email tên miền được cung cấp bởi Google. Nó cung cấp tính năng bảo mật cao, tích hợp với các ứng dụng khác của Google và có khả năng tùy chỉnh linh hoạt. Tuy nhiên, nó có mức phí hàng tháng.
• Microsoft 365: Microsoft 365 cung cấp dịch vụ email tên miền, cùng với các ứng dụng văn phòng và tính năng bảo mật mạnh mẽ. Nó tích hợp tốt với các sản phẩm và dịch vụ Microsoft khác và cũng có mức phí hàng tháng.
• Zoho Mail: Zoho Mail là một dịch vụ email tên miền phổ biến với tính năng bảo mật cao và khả năng tùy chỉnh linh hoạt. Nó cung cấp một phiên bản miễn phí cho một số người dùng và cũng có các gói trả phí với nhiều tính năng mở rộng.
• SunMail của SunCloud: Dịch vụ email dành cho các tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hệ thống email chuyên nghiệp, đồng bộ, số lượng account lớn. Hạ tầng Mail Server được triển khai trên nền tảng máy chủ Cloud Server đảm bảo an toàn, hoạt động ổn định.

Khi lựa chọn dịch vụ email tên miền, hãy xem xét kỹ các tính năng, yêu cầu riêng của doanh nghiệp và so sánh giữa các nhà cung cấp để tìm ra lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

8. Kết luận

Đến đây chắc hẳn bạn đã hiểu được cách tạo email doanh nghiệp miễn phí. Tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp, bạn có thể chọn các dịch vụ email miễn phí như Google, Zoho Mail, Yandex hoặc Outlook. Tuy nhiên, nếu bạn có nguồn lực và yêu cầu cao hơn, hãy xem xét sử dụng các dịch vụ email trả phí để tận hưởng các tính năng và hỗ trợ chuyên nghiệp hơn. Nếu còn những thắc mắc hãy trở lại với SunCloud.vn để được tư vấn, hỗ trợ sớm nhất nhé.