Email đóng vai trò quan trọng trong việc trao đổi thông tin và giao tiếp trong môi trường kinh doanh. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, bảo mật email doanh nghiệp ngày càng trở thành một vấn đề cần được quan tâm hàng đầu. Bài viết này sẽ giới thiệu 7 phương pháp nâng cao bảo mật email doanh nghiệp, từ việc tăng cường nhận thức cho người dùng đến việc sử dụng các dịch vụ bảo vệ email chuyên nghiệp.

1. Nâng cao nhận thức bảo mật email doanh nghiệp cho người dùng

• Cung cấp đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên về các nguy cơ bảo mật email: Đào tạo và hướng dẫn để giúp nhân viên hiểu rõ về các nguy cơ bảo mật liên quan đến email doanh nghiệp. Nhân viên sẽ được chỉ dẫn về các kỹ thuật an ninh thông tin cần thiết, như xác thực hai yếu tố, phân loại email độc hại và cách phòng chống các cuộc tấn công email.
• Khuyến khích việc sử dụng mật khẩu mạnh và độc nhất cho tài khoản email: Nhân viên nên sử dụng mật khẩu mạnh và không trùng lặp cho tài khoản email của họ. Đồng thời, nhân viên cũng nên cập nhật định kỳ mật khẩu của mình để tránh bị tấn công từ các hacker.
• Hạn chế chia sẻ thông tin đăng nhập và mật khẩu qua email hoặc các kênh không an toàn: Nhân viên nên được nhắc nhở để không chia sẻ thông tin đăng nhập và mật khẩu qua email hoặc các kênh không an toàn như tin nhắn không được mã hóa. Thông tin tuyệt đối không được chia sẻ với bất kỳ ai, bao gồm cả thông qua email.
• Kiểm tra và cập nhật địa chỉ email liên hệ để đảm bảo nhận được thông báo khi có hoạt động bất thường: Nhân viên nên thường xuyên kiểm tra và cập nhật địa chỉ email liên hệ được sử dụng trong tài khoản email của mình. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên sẽ nhận được thông báo khi có hoạt động bất thường trong tài khoản, giúp phát hiện kịp thời các cuộc tấn công hoặc việc truy cập trái phép vào tài khoản email.

2. Xác minh và mã hoá các email quan trọng

Sử dụng chứng chỉ số (SSL/TLS) để xác minh tính toàn vẹn của email và nguồn gốc của nó:

• Chứng chỉ số SSL/TLS được sử dụng để tăng tính bảo mật trong quá trình truyền tải email. Khi gửi hoặc nhận email, việc sử dụng SSL/TLS giúp xác minh tính toàn vẹn của email và đảm bảo rằng thông tin không bị thay đổi hay can thiệp từ bên thứ ba.
• Khi một email được gửi đi, SSL/TLS sẽ mã hóa thông tin trong email, làm cho nó không thể đọc được nếu bị đánh cắp hoặc theo dõi trong quá trình truyền tải. Điều này đảm bảo rằng chỉ người nhận được ủy quyền mới có thể giải mã và đọc nội dung của email.

Mã hoá nội dung email sử dụng các giao thức bảo mật như PGP (Pretty Good Privacy) hoặc S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions):

• Để tăng tính bảo mật của nội dung email, doanh nghiệp có thể sử dụng các giao thức bảo mật như PGP hoặc S/MIME để mã hoá thông điệp. Khi email được mã hoá, nội dung sẽ trở thành các khối mã hóa không thể đọc được cho đến khi nó được giải mã bởi người nhận chính xác.

Kiểm tra chính xác địa chỉ email của người nhận trước khi gửi thông tin quan trọng:

• Trước khi gửi thông tin quan trọng qua email, cần kiểm tra chính xác địa chỉ email của người nhận. Việc gửi thông tin quan trọng cho một địa chỉ email sai sót có thể phát sinh lỗi.

3. Đổi mật khẩu email doanh nghiệp thường xuyên để nâng cao bảo mật

Người dùng nên đề cao việc thay đổi mật khẩu định kỳ, ít nhất là hàng tháng. Việc này giúp bảo vệ tài khoản của người dùng khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn, như việc lộ thông tin cá nhân, tấn công từ hacker hoặc sử dụng lại mật khẩu đã bị rò rỉ từ các dịch vụ khác. Bằng cách thay đổi mật khẩu định kỳ, người dùng có thể loại bỏ những mật khẩu yếu hoặc đã bị xâm phạm và tăng cường sự an toàn cho tài khoản của họ.

Ngoài ra, nên sử dụng mật khẩu dài, phức tạp và không dễ đoán để ngăn chặn việc tấn công qua phương pháp đoán mật khẩu. Mật khẩu nên bao gồm cả chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt để gia tăng tính bảo mật. Việc sử dụng mật khẩu dài và phức tạp khó khăn hơn cho tin tặc khi cố gắng đoán mật khẩu thông qua các phương pháp như tấn công từ điển hay tấn công theo chuỗi ký tự thông thường.

4. Xác thực 2 lớp (2FA) để bảo mật email doanh nghiệp

Bật tính năng xác thực hai yếu tố cho email doanh nghiệp là một biện pháp an ninh quan trọng để bảo vệ tài khoản email của bạn khỏi việc truy cập trái phép. Để thực hiện điều này, bạn có thể sử dụng ứng dụng xác thực di động hoặc mã OTP (One-Time Password) để xác nhận người dùng.

Bật tính năng xác thực hai yếu tố giúp đảm bảo rằng chỉ có người dùng chính xác mới có thể truy cập vào tài khoản email doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, việc nhận thông báo khi có hoạt động đăng nhập không phổ biến là một tính năng quan trọng khác của tính năng này.

Khi tính năng xác thực hai yếu tố đã được bật, bạn sẽ nhận được thông báo hoặc cảnh báo qua điện thoại di động hoặc email khi có hoạt động đăng nhập từ một thiết bị không phổ biến hoặc địa điểm không phải. Điều này giúp bạn phát hiện và ngăn chặn truy cập trái phép vào tài khoản email doanh nghiệp của mình, đồng thời cung cấp một cơ chế bổ sung để bảo vệ dữ liệu quan trọng và thông tin cá nhân.

5. Hạn chế sử dụng email rộng rãi trên Internet

Để tạo ra các quy định và hướng dẫn về việc sử dụng email trong tổ chức, cần có một chiến lược toàn diện để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong việc giao tiếp qua email. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng:

Xác định quy định sử dụng email: Tổ chức cần xác định rõ các nguyên tắc và quy định liên quan đến việc sử dụng email. Điều này bao gồm việc xác định mục đích sử dụng email, quyền và trách nhiệm của người dùng, quy định về việc chia sẻ thông tin nhạy cảm qua email, và các hạn chế về việc sử dụng email cá nhân.

Quản lý việc gửi email từ bên ngoài mạng: Tổ chức cần thiết lập các biện pháp để quản lý việc gửi email từ bên ngoài mạng, đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể gửi email ra ngoài tổ chức. Các giải pháp cho việc này bao gồm sử dụng hệ thống chứng thực và ủy quyền, cũng như việc xác minh danh tính của người gửi trước khi cho phép gửi email.

6. Tăng cường bảo mật qua mã hóa Email

Các doanh nghiệp nên sử dụng công nghệ mã hóa End-to-End Encryption (E2EE) để bảo mật email nhạy cảm. Công nghệ E2EE ap dụng các tiêu chuẩn mã hóa như OpenPGP để đảm bảo tính riêng tư và bảo mật của email. Sử dụng các công cụ mã hóa email phù hợp như Enigmail, GPG Suite hoặc dịch vụ mã hóa email từ nhà cung cấp email.

7. Sử dụng dịch vụ bảo vệ email

Khám phá và triển khai các dịch vụ bảo mật email chuyên nghiệp như Proofpoint, Mimecast. Sử dụng các giải pháp để kiểm soát thư rác, ngăn chặn lừa đảo thông qua email và ngăn chặn các cuộc tấn công qua email. Sử dụng tính năng quản lý danh sách trắng và đen để kiểm soát việc giao tiếp qua email với tổ chức.

8. Kết Luận

Bảo mật email doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự an toàn và bí mật của thông tin trong môi trường kinh doanh. Bằng các phương pháp khác nhau, tổ chức có thể nâng cao mức độ bảo mật của email doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng thông tin quan trọng không bị đánh cắp hoặc xâm phạm bởi các mối đe dọa mạng ngày càng tinh vi. Nếu còn những thắc mắc cần được giải đáp hãy trở lại với SunCloud.vn để được tư vấn hỗ trợ sớm nhất nhé.