Email đã trở thành một phương tiện giao tiếp phổ biến trên toàn cầu, giúp việc trao đổi thông tin trở nên nhanh chóng và thuận tiện. Để quản lý khối lượng email khổng lồ hàng ngày, các nhà cung cấp dịch vụ email đã phát triển các tính năng hữu ích, trong đó Mailbox là một trong số đó. Cùng tìm hiểu chi tiết Mailbox là gì cũng như đặc điểm của nó trong bài viết dưới đây.

>>> Xem thêm: Mail server là gì? Tổng hợp thông tin cần biết về mail server

1. Mailbox là gì?

Mailbox là một hộp thư ảo trên internet cho phép người dùng gửi và nhận thư điện tử. Mỗi người dùng sẽ có một hộp thư riêng, được bảo vệ bằng mật khẩu để đảm bảo tính riêng tư của thông tin trong hộp thư.

Trong hộp thư, người dùng có thể xem các email đã nhận, gửi email cho người khác, lưu trữ thông tin quan trọng, xóa email không cần thiết và thậm chí đánh dấu email quan trọng để dễ dàng tìm kiếm sau này.

Hộp thư điện tử giúp tiết kiệm thời gian và chi phí so với việc gửi thư thông thường, cung cấp phương tiện giao tiếp hiệu quả và linh hoạt cho cá nhân và doanh nghiệp. Ngoài ra, hộp thư còn là nơi lưu trữ thông tin quan trọng, hợp đồng, tài liệu làm việc và các loại thông báo khác từ các tổ chức và cá nhân khác.

2. Thông tin cơ bản về Mailbox

Để hiểu rõ hơn về Mailbox bạn cần nắm được các khái niệm sau:

• Địa chỉ email: Đây là địa chỉ duy nhất được gán cho mỗi hòm thư điện tử để nhận và gửi email. Địa chỉ email thường bao gồm tên người dùng và tên miền của dịch vụ email (ví dụ: suncloud@gmail.com).
• Hộp thư đến (Inbox): Đây là nơi chứa các email đã được gửi đến cho bạn. Bạn có thể đọc, trả lời hoặc xóa các email từ hộp thư này.
• Hộp thư đã gửi (Sent): Chứa các email mà bạn đã gửi đi. Điều này giúp bạn theo dõi các email mà bạn đã gửi và kiểm tra trạng thái của chúng.
• Thư rác (Spam): Các email không mong muốn hoặc có thể là email lừa đảo sẽ được chuyển vào hộp thư rác. Người dùng có thể xem xét và xóa các email không mong muốn này.
• Thư đã xóa (Trash): Khi bạn xóa một email, nó sẽ được chuyển vào hộp thư đã xóa. Bạn có thể khôi phục hoặc xóa vĩnh viễn các email từ hộp thư này.
• Cài đặt và tùy chọn: Mailbox cung cấp nhiều cài đặt và tùy chọn cho người dùng để cá nhân hóa trải nghiệm sử dụng. Bạn có thể thiết lập chữ ký email, quy tắc tự động, bộ lọc email và nhiều tính năng khác.

3. Lợi ích của Mailbox là gì?

Một trong những lợi ích lớn nhất của Mailbox là tính năng giúp quét qua email của bạn và tự động sắp xếp chúng dựa trên mức ưu tiên. Bằng cách này, bạn có thể tập trung vào những email quan trọng nhất trước, tiết kiệm thời gian và công sức.

Ngoài ra, Mailbox còn cung cấp tính năng nhắc nhở, cho phép bạn đặt thông báo cho các email quan trọng hoặc hẹn giờ gửi tin nhắn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có xu hướng hay quên hoặc muốn đảm bảo rằng bạn phản hồi một email vào một thời điểm cụ thể.

Mailbox cũng có tính năng "Undo Send", giúp bạn thu hồi lại những tin nhắn đã gửi đi, phòng trường hợp bạn đã vô tình gửi nhầm email hoặc mắc lỗi. Với giao diện trực quan và dễ sử dụng, Mailbox tối ưu hóa được trải nghiệm người dùng. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm email, quản lý danh bạ và tùy chỉnh cài đặt theo sở thích cá nhân của mình.

Một lợi ích đáng kể khác của Mailbox là tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ bên thứ ba, chẳng hạn như Dropbox, Evernote và Google Drive. Điều này cho phép bạn dễ dàng lưu trữ, chia sẻ và truy cập tệp đính kèm trực tiếp từ ứng dụng.

Bạn có thể tham khảo dịch vụ Email Server riêng tại đây.

4. Các quyền sử dụng trên Mailbox

Toàn quyền truy cập

Toàn quyền truy cập là cấp quyền cao nhất có thể được cấp cho một người dùng đối với hộp thư của người khác. Với quyền này, người dùng sẽ có thể thực hiện mọi hành động trên hộp thư, bao gồm:

• Đọc, trả lời, chuyển tiếp và xóa email
• Tạo, chỉnh sửa và xóa nhãn
• Thêm và xóa người dùng khác trong hộp thư
• Thay đổi cài đặt hộp thư

Quyền gửi thay thế

Quyền gửi thay thế cho phép người dùng gửi email thay mặt cho người dùng khác. Với quyền này, người dùng sẽ có thể:

• Soạn và gửi email bằng địa chỉ email của người dùng khác
• Xem hộp thư đến của người dùng khác
• Trả lời, chuyển tiếp và xóa email trong hộp thư đến của người dùng khác

Quyền gửi theo yêu cầu

Quyền gửi theo yêu cầu cho phép người dùng gửi email thay mặt cho người dùng khác, nhưng họ phải được người dùng khác chấp thuận trước khi gửi. Với quyền này, người dùng sẽ có thể:

• Soạn email bằng địa chỉ email của người dùng khác
• Yêu cầu sự chấp thuận từ người dùng khác để gửi email
• Xem hộp thư đến của người dùng khác sau khi được chấp thuận

5. Những câu hỏi thường gặp về Mailbox

• Làm thế nào để đổi mật khẩu Mailbox?

Để đổi mật khẩu trên Mailbox, bạn cần đăng nhập vào tài khoản của mình. Sau đó, tìm đến phần cài đặt hoặc thông tin cá nhân trong cài đặt tài khoản. Tại đây, bạn sẽ thấy mục "Đổi mật khẩu" hoặc tương tự. Nhập mật khẩu hiện tại và sau đó nhập mật khẩu mới của bạn. Đảm bảo rằng mật khẩu mới của bạn là mạnh và an toàn.

• Cách sao lưu email trên Mailbox?

Để sao lưu email trên Mailbox, bạn có thể sử dụng tính năng xuất email ra khỏi hộp thư của mình. Thông thường, trong phần cài đặt hoặc tùy chọn của email, bạn sẽ thấy một tùy chọn để xuất email dưới dạng file .pst hoặc .csv. Bạn có thể chọn email cụ thể hoặc toàn bộ hộp thư để sao lưu.

• Mailbox có hỗ trợ tiếng Việt không?

Hiện nay, nhiều dịch vụ Mailbox hàng đầu đã bắt đầu hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau, bao gồm tiếng Việt. Để kiểm tra xem Mailbox mà bạn đang sử dụng có hỗ trợ tiếng Việt hay không, bạn nên kiểm tra trong cài đặt hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ của dịch vụ đó.

• Làm thế nào để chặn email rác trên Mailbox?

Thông thường, khi bạn nhận được một email rác, bạn có thể chọn tùy chọn "Chặn" hoặc "Phản hồi" và chọn "Báo cáo là rác" để giúp hệ thống lọc email rác tốt hơn. Bạn cũng có thể thiết lập các quy tắc tự động để di chuyển email rác vào thư mục spam.

Lời kết

Mailbox không chỉ là một công cụ giao tiếp thông thường mà còn là trợ thủ đắc lực trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn Mailbox là gì và cách tận dụng nó để tối ưu hóa công việc và giao tiếp của mình. Trở lại với suncloud.vn để cùng cập nhật những kiến thức công nghệ bổ ích khác nhé.