Tổng hợp các cách gửi mail không bị vào spam nhất định phải xem

Trên thực tế, việc gửi email có thể gặp phải vấn đề khá phổ biến như: thư của bạn rơi vào hộp thư rác hoặc mục "spam" của người nhận. Điều này không chỉ gây khó khăn trong việc đảm bảo những thông điệp quan trọng đến tay người nhận một cách nhanh chóng, mà còn ảnh hưởng đến uy tín và hiệu quả của chiến dịch gửi mail của bạn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp một số cách để gửi mail không bị vào spam.

1. Nguyên nhân gửi mail bị rơi vào mục spam

Có rất nhiều nguyên nhân khác nhau có thể khiến mail của bạn bị rơi vào mục spam, có thể kể đến như:

Nội dung mail bị đánh dấu Spam

Nguyên nhân chính khiến email của bạn bị đánh dấu là spam là do nội dung không phù hợp hoặc có các yếu tố giống với các email spam khác. Ví dụ, sử dụng quá nhiều từ khóa, viết in hoa toàn bộ nội dung, hoặc sử dụng các cụm từ như "giảm giá", "quảng cáo" một cách quá mức có thể khiến email của bạn tự động bị chuyển vào mục spam.

Tần suất gửi mail bất thường

Khi bạn gửi một lượng lớn email trong một khoảng thời gian ngắn, hệ thống email có thể coi đây là hành vi spam và tự động đánh dấu email của bạn là spam. Điều này có thể xảy ra nếu bạn gửi hàng trăm hoặc hàng ngàn email cùng một lúc.

Lịch sử gửi/nhận mail đã từng bị Spam

Nếu địa chỉ email của bạn đã từng gửi hoặc nhận các email được đánh dấu là spam trong quá khứ, hệ thống email có thể tiếp tục đánh dấu các email mới từ địa chỉ đó là spam. Điều này gây ảnh hưởng không tốt đến việc gửi email của bạn.

Danh sách data mail không chất lượng

Khi bạn sử dụng danh sách email không chất lượng hoặc mua danh sách email từ nguồn không đáng tin cậy, tỷ lệ email bị vào spam sẽ tăng. Các danh sách email này thường chứa địa chỉ không hợp lệ, spam trap (địa chỉ email được tạo ra để bắt email spam) và các địa chỉ email đã từng được đánh dấu là spam.

2. Cách gửi mail không bị vào Spam

Không gửi mail cho chính mình

Nếu bạn tự gửi nhiều email đến hòm thư của mình, hệ thống email có thể xem đó là hành vi spam và đánh dấu email của bạn là spam. Vì vậy hãy cân nhắc trước khi gửi email cho chính mình khi không cần thiết. Nếu bạn muốn lưu giữ một bản sao của email hoặc có nhu cầu tự gửi thông điệp, hãy sử dụng các phương pháp và công cụ khác như lưu trữ email trên máy tính cá nhân, dùng các ứng dụng quản lý công việc, hoặc sử dụng các dịch vụ lưu trữ trực tuyến.

Kiểm tra bộ lọc Spam trước khi gửi

Trước khi gửi email, hãy kiểm tra cài đặt bộ lọc Spam trên tài khoản email của bạn. Đảm bảo rằng những email quan trọng của bạn không bị chuyển vào mục spam. Bạn có thể thêm địa chỉ email của mình vào danh sách trắng (whitelist) để đảm bảo nhận được email từ địa chỉ này.

Cách gửi mail không bị vào spam - Không gửi mail chỉ chứa hình ảnh

Email chỉ chứa hình ảnh và không có nội dung văn bản có thể bị coi là spam. Hãy đảm bảo rằng email của bạn có cả văn bản và hình ảnh để tăng khả năng hiển thị và tránh bị vào mục spam.

Không dùng mail cá nhân hoặc miễn phí khi gửi thư hàng loạt

Sử dụng địa chỉ email cá nhân hoặc dịch vụ email miễn phí để gửi thư hàng loạt có thể làm tăng khả năng email của bạn bị xem là spam. Thay vào đó, hãy sử dụng một dịch vụ email chuyên nghiệp hoặc tự lắp đặt máy chủ email riêng để gửi thư hàng loạt.

Tránh copy nội dung từ nguồn bên ngoài dán vào ứng dụng mail

Khi copy nội dung từ nguồn bên ngoài và dán vào ứng dụng email, các mã lồng nhau và định dạng không phù hợp có thể làm cho email của bạn trở nên lỗi và dễ bị coi là spam. Hãy viết nội dung email trực tiếp trong ứng dụng email của bạn để đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của email.

Không đồng nhất nội dung với tiêu đề thư

Nếu nội dung email không liên quan hoặc không tương ứng với tiêu đề thư, hệ thống email có thể coi đây là một hành vi spam và chuyển email của bạn vào mục spam. Hãy đảm bảo rằng nội dung email của bạn phù hợp với tiêu đề và mang lại giá trị cho người nhận.

Hạn chế đặt liên kết trong mail

Việc đặt quá nhiều liên kết trong email có thể khiến hệ thống email coi email của bạn là spam. Hãy giới hạn số lượng liên kết và chỉ đặt những liên kết cần thiết và tin cậy.

Nên sử dụng một địa chỉ email cho chiến dịch marketing

Nếu bạn gửi email marketing, hãy sử dụng một địa chỉ email riêng biệt để tách biệt với địa chỉ email cá nhân. Điều này giúp giảm khả năng email cá nhân bị coi là spam và tăng tính chuyên nghiệp của chiến dịch marketing.

Đảm bảo danh sách data gửi mail chất lượng

Hãy đảm bảo rằng danh sách email mà bạn sử dụng là chất lượng và có sự chấp nhận của người nhận. Hãy kiểm tra và loại bỏ các địa chỉ email không hợp lệ, spam trap và các địa chỉ đã từng được đánh dấu là spam.

Tăng độ uy tín cho địa chỉ mail

Để tránh bị xem là spam, bạn cần tạo và duy trì độ uy tín cho địa chỉ email của mình. Gửi email thường xuyên và tương tác với người nhận bằng cách trả lời email hoặc chuyển tiếp tin nhắn. Điều này giúp hệ thống email xác nhận rằng địa chỉ email của bạn là hợp pháp và không phải là spam.

Nội dung thư không chứa những từ ngữ bị coi là Spam

Tránh sử dụng các từ ngữ bị coi là spam trong nội dung email của bạn. Các từ như "spam", "quảng cáo", "giảm giá" có thể khiến email của bạn bị chuyển vào mục spam. Hãy viết nội dung tự nhiên và không sử dụng quá nhiều từ khóa liên quan đến spam.

3. Kết luận

Trên đây là tổng hợp các cách gửi mail không bị vào mục spam mà bạn nên biết. Việc gửi email và tránh email rơi vào mục spam là một vấn đề quan trọng để đảm bảo tương tác hiệu quả với người nhận. Bằng cách hiểu nguyên nhân gửi mail bị vào spam và áp dụng các phương pháp gửi email không bị spam được đề cập ở trên, bạn có thể tăng khả năng email của bạn đến đúng hộp thư đích và mang lại giá trị cho người nhận. Hãy trở lại với SunCloud để được cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích khác nhé.